8-9 / 20
8
Styreblad
Styreblad
9
Portalen er det fremste hjelpemiddelet for styrene for å holde seg
informert om boligselskapets økonomi.
Alle kjenner nå til rutinene rundt fakturagodkjenning, og mestrer
dem. Merk imidlertid at dersom en faktura blir avvist så er det styrets
ansvar å ta kontakt med leverandøren for en avklaring. Dersom
fakturaen ikke skulle vært i selskapets regnskap må leverandøren
sende en kreditnota. Fakturaen blir ikke fjernet fra Portalen før
kreditnotaen er registrert. Dersom fakturaen i ettertid skal betales
allikevel (ikke sendt kreditnota) må styret selv aktivere den igjen,
via Portalen. Ved noen anledninger ønsker regnskapskonsulenten
å gi styret en spesiell kommentar angående en faktura. Denne
kommentaren vil vises midt i bildet når dere har åpnet en faktura
for godkjenning. Det kan være lurt å holde et øye med dette feltet,
slik at dere leser disse kommentarene før en eventuell godkjenning.
Hvert tertial blir det utarbeidet rapporter fra regnskapskonsulentene.
2. tertial er i arbeid nå. Styreleder blir varslet via epost når rapporten
er publisert på Portalen. Den blir arkivert under «Styrerom»-
«Dokumenter»-«Alle». Disse rapportene legges ut med et følgebrev
der regnskapet blir kort kommentert av regnskapskonsulenten.
Uavhengig av dette kan boligselskapene når som helst hente
ut rapporter fra Portalen. Portalen er direkte knyttet opp mot
regnskapsprogrammet NBBO bruker, så tallene er helt oppdatert.
Ved å «jobbe» seg inn i systemet kan man komme helt ned til
fakturaen som er grunnlaget for en konkret føring. Det er også
mulig å hente opp en fullstendig oversikt over alt som er ført
pr konto (hovedbok). Dersom man velger å ta ut en spesifisert
rapport får man oversikt over alle underkontoene som er brukt, i
motsetning til kontogrupper som blir benyttet i resultatrapporten.
Dette kan være nyttig ved budsjettarbeid og ved kontroll av tallene
i årsregnskapet.
På siden med nøkkeltall finnes blant annet informasjon om
banksaldo og leverandørgjeld. Det er også mulig å hente ut en
saldoliste leverandør, som i detalj viser hvilke leverandører som
ligger til betaling, forfall og beløp.
En fullstendig oversikt over boligselskapets lån og betingelser ligger
under «Økonomi»-«Lån». Ved å klikke på lånenummeret kommer
alle detaljer om lånet, samt nedbetalingsplanen, fram.
En liten oppfordring fra regnskapsavdelingen er at dere bruker
litt tid på å sette dere inn i hvordan Portalen fungerer, utover å
godkjenne fakturaer. Uansett hva dere gjør kan dere ikke få gjort
noe som fører til feil i systemet. Det er bare å prøve seg fram.
Da vil dere oppdage at Portalen er et unikt styringsverktøy for
økonomien, og dere vil ha mye nytte av den. I tillegg til de tipsene
dere får via dette Verdt å vite, finnes en detaljert brukermanual på
Portalens forside.
Ta kontakt med forvaltningskonsulenten i NBBO
for bistand til alle typer lånesøknader.
Merk at NBBO i sine budsjettforslag som en hovedregel tar
utgangspunkt i en budsjettrente som ligger ca ett prosentpoeng
over gjeldende rentevilkår. Dette for å ta høyde for eventuelle
uventede renteøkninger i perioden.
Portalen som informasjonsplattform
Vi minner om at Portalen er,- og vil være den viktigste
informasjonsplattformen fra NBBO mot styrene i boligselskapene
framover. I motsetning til fakturabehandling, vil dere ikke få
noe varsel når nye publiseringer legges ut på Portalen. Gjør det
derfor til en vane å avlegge Portalen jevnlige besøk og sjekk om
det ligger nye publiseringer. Ellers kan dere fort gå glipp av viktig
informasjon.
Årsmøtedokumenter 2015 på Portalen
Som kjent er innkalling og protokoll fra årets årsmøte publisert på
Portalen tidligere i år. Vi anbefaler at styret oppretter en mappe og
lagrer dette Pdf-dokumentet på en egnet plass i Portalen, slik at
det er lett tilgjengelig også i ettertid. Det samme vil gjelde signert
budsjett 2016 når disse er mottatt av oss, og andre relevante
dokumenter som publiseres.
Endring av boligselskapets kontaktperson i
Brønnøysundregistrene.
Fram til nå har den til enhver tid sittende direktør i NBBO vært
oppført som kontaktperson i Foretaksregisteret også for de enkelte
boligselskapene. Dette er lite praktisk. Vi vil derfor endre dette
slik at boligselskapet styreleder blir kontaktperson når vi melder
inn styreendringene etter årsmøtene 2016.
Rentesituasjonen
oktober 2015:
(Kilde:
www.husbanken.no)
Husbanken
September Oktober
November
Flytende rente 2,089% 2,089% 1,990%
Fastrente 3 år
1,792% 1,693% -
Fastrente 5 år
2,089% 1,891% -
Fastrente 10 år
2,781% 2,485% -
Fastrente 20 år
2,978% 2,781% -
Etter et lite hopp i september/oktober er nå den flytende renten
på samme nivå som i sommer. Bortsett fra en kort periode høsten
2012 har den flytende renten i Husbanken aldri vært lavere enn
dette. Fastrentene har vært svært ustabile i sommer, men fra september
til oktober er det nedgang for samtlige, og vi er tilbake på det
svært lave nivået fra april i år.
Vi minner om at det for borettslag som har utløp av sin
fastrenteperiode ikke lenger vil komme tilbud om ny fastrente fra
Husbanken ut over varsel om at fastrenteavtalen utløper. Ønskes
ny fastrenteavtale må derfor Husbanken orienteres om dette. Ta
kontakt med borettslagets forvaltningskonsulent om dette skulle være
aktuelt.
DNB og Nordea
Rentevilkårene på lån vil også her vise tilnærmet parallell utvikling
som i Husbanken.
Dette betyr at også hos DNB og Nordea er fastrenten nå historisk lav.
Om boligselskapet ønsker seg forutsigbarhet og forsikring mot
eventuelle kommende renteøkninger, kan tiden nå være inne
for å vurdere en fastrenteavtale også hos disse långiverne.
Norges Banks Styringsrente ble i slutten av september satt ned
ytterligere fra 1,0 % til 0,75 %. Sentralbanksjef Øystein Olsen
åpner for enda et rentekutt i år: – Slik vi nå vurderer utsiktene for
norsk økonomi, kan styringsrenten bli satt ytterligere ned i løpet
av det nærmeste året, sier sentralbanksjef Øystein Olsen.
Selv om Styringsrenten aldri har vært så lav som nå, minner vi
likevel om at det ikke er gitt at denne situasjonen varer evig.
Hverken DNB, Nordea eller de øvrige banker er knyttet direkte
opp mot styringsrenten, da bankens egne påslag og rammevilkår
utenfor Norges Bank også vil være utslagsgivende for rentevilkårene
som tilbys. Men en viss sammenheng vil det jo alltid være, og
rentenivået her er også betydelig redusert den siste tiden.
Portalen - et unikt styringsverktøy
Tekst:
Anne Mette Remmen