Verdt å vite nr. 3 - 2015

12-13 / 20

Medlemmer av Nedre Buskerud Boligbyggelag får gode betingelser! Les mer på eb.no/nbbo.
Våre kunder får stadig gode tilbud fra oss - vil du også ha?
EB.NO - TLF. 03101
BYTT TIL NBBO STRØM I DAG!
KU N DE F O R DE L E R
12 Styreblad Styreblad 13
Portalen er styrets viktigste verktøy i hverdagen, og mange har tatt mange av funksjonene i bruk.
Men fortsatt er det mange boligselskap som kan utnytte Portalen bedre.
Utnytt portalen
Tekst og foto: Lars-Johan Solheim
– Portalen har utviklet seg mye siden den første versjonen ble
lansert, og i dag er det en fullverdig løsning som vil kunne løse de
aller fleste behovene styret har, forklarer Alexander Gabrielsen som
er forvaltningskonsulent og Portal-guru i NBBO.
Det første rådet Gabrielsen gir er å sørge for at alle i styret har
tilgang til Portalen og at de logger inn ved jevne mellomrom selv
om de ikke skal godkjenne fakturaer.
– Det er jo slik at ikke alle i styret skal godkjenne fakturaer, noe
som er helt naturlig, men det er viktig at også de som ikke har roller
som fakturagodkjennere benytter Portalen aktivt. Da blir de kjent
med løsninger og er i stand til å orientere seg om boligselskapets
økonomi og aktuelle saker, forklarer han.
Sikker lagring for dokumenter
Gabrielsen kommer også med en klar anbefaling om å utnytte
muligheten til å lagre styredokumenter på Portalen.
– Hvis styret sørger for å samle alt av viktige dokumenter på
Portalen gjør man fremtidige styrer en stor tjeneste. Dokumentene
ligger trygt lagret sortert etter kategorier, og de er søkbare, dermed
er det enkelt for nye styremedlemmer å orientere seg i historikken
til boligselskapet, sier han.
Gode rapportfunksjoner
I forbindelse med budsjettarbeidet kan styret få mye nyttig
informasjon gjennom å utnytte rapportverktøyene, gjerne i
kombinasjon med en eksport til Excel.
– I tillegg til regnskapsrapporter er det lurt å gjøre seg kjent seg med
leverandørfakturaer, her kan man søke på en bestemt leverandør
og deretter eksportere søketreffet til Excel. Noe som kan være en
nyttig funksjon når man for eksempel vil kontrollere avtaler, eller
følge opp et enkelt prosjekt, forteller Gabrielsen.
Portalen først
Fremover vil Portalen være den foretrukne informasjonskanalen til
NBBO. Her vil dokumenter, invitasjoner og informasjon samles.
Dermed blir det desto viktigere at alle styremedlemmer bruker
Portalen aktivt.
– For NBBO er det viktig å samle informasjonen slik at den er
tilgjengelig for alle i styret, hele tiden. Vi er overbevist om at det
bidrar til å gjøre styrehverdagen enklere og mer oversiktlig, men det
er viktig å være oppmerksom på at i motsetning til når det ligger
fakturaer til godkjenning går det ikke ut noe varsel når det kommer
ny informasjon på Portalen. Derfor er det en god idé å gjøre det til
en vane å besøke Portalen jevnlig for å følge med, råder Gabrielsen.