Verdt å vite nr. 3

I henhold til gjeldende krav fra revisor pålegges NBBO å oppbevare

kopier av protokoller fra styremøtene til våre klienter. Protokollene

kan sendes til boligselskapets regnskapskonsulent via mail eller post,

eller de kan legges ut på Portalen under «Styrerom» - «Dokumenter».

Dersom protokollene legges ut på Portalen, vennligst send mail til

regnskapskonsulenten med informasjon om dette. Innsending av

protokoller er noe vi stadig må minne om. Lag en rutine på det i

styret, så slipper vi å purre på dem.

De som ikke har sendt inn protokoller så langt i år bes gjøre det

omgående, da revisor vil kontrollere dette under høstrevisjonen.

I forbindelse med vedlikeholdsprosjekter er det viktig at

regnskapskonsulenten får status for prosjektene ved årsskifte.

Send informasjon så snart som mulig i januar om fremdriften i

prosjektene. Det er også behov for en skriftlig vurdering av hvor

stor del av prosjektet som er rent vedlikehold, og hva som eventuelt

skal behandles som en påkostning. Denne vurderingen må utføres

før prosjektet starer opp, siden fakturaene må bokføres korrekt

gjennom hele prosjektet. Det bør gjøres av en profesjonell aktør,

f.eks NBBO Byggtek AS, eller leverandøren av tjenestene. Slik

sikres korrekt behandling av prosjektene i regnskapet.

Refusjon av utlegg legges nå ut på Portalen for godkjenning på

lik linje med leverandørfakturaer. For å få til det er vi avhengige

av at dere benytter «skjemaet refusjon av utlegg via Portalen»

som ligger på NBBOs nettsider. Fyll ut skjemaet nøye, vi trenger

alle opplysninger hver gang. Send skjema, samt kvitteringer, til

regnskapskonsulenten. Kvitteringene kan gjerne skannes slik at alt

kan sendes via epost. Det er ikke behov for å attestere direkte på

kvitteringene lenger. Alt går nå via godkjenningen i Portalen. Husk

bare på at det ikke er mulig å godkjenne sitt eget utlegg.

Styreprotokoller

– igjen…..

Status vedlikeholds-

prosjekter

Refusjon av utlegg

Styreblad

01.01.15 innførte myndighetene en ny rapporteringsordning for

å få informasjon om arbeidstakere og lønn, a-ordningen. Lønn

rapporteres nå hver måned ved innsending av a-melding til Altinn.

I denne filen ligger alle opplysninger om ansatte, samt grunnlag

for arbeidsgiveravgift og forskuddsskatt. Arbeidsgiveravgift og

forskuddsskatt betales 6 terminer årlig som tidligere.

Lønns-/trekkoppgaver utgår og vil fra 2015 bli erstattet med en

kvittering som viser oppsummering av lønn/honorar gjennom året.

Denne kvitteringen sendes ut til alle som har mottatt ytelser i 2015.

Skatteetaten, NAV og SSB innhenter sine opplysninger i Altinn.

Det medfører ingen endring i håndteringen av lønn ute i lag og

sameier. De nye rutinene blir utført ved vår lønnsavdeling, og

eventuelle spørsmål vedrørende a-ordningen kan rettes dit.

I forbindelse med den nye rapporteringen har det skjedd en

endring i forhold til oppgavene nevnt i «fullmakt elektronisk

oppgaveinnlevering». Punktet om signering og innsending av

terminoppgave og årsoppgave i fullmakten erstattes nå med

signering og innsending av a-melding.

Endring i

rapportering av lønn

og andre ytelser

Når styret behandler budsjettet for neste år er det særlig postene knyttet til vedlikehold

som er vanskeligst å fastsette. Ofte møter styret et ønske fra andels- eller seksjonseiere om å holde

felleskostnadene nede, og velger av den grunn å justere vedlikeholdsbudsjettet ned.

– Det mange kanskje glemmer er at konsekvensene av å holde

vedlikeholdsbudsjettet nede kan bli store for fremtidens eiere.

Hvis man velger bort jevnlig vedlikehold, eller ikke sparer opp

midler til større vedlikeholdsprosjekter vil felleskostnadene før eller

siden måtte øke betraktelig. Derfor har vi i NBBO som prinsipp

at de som bruker bygningsmassen i dag, skal betale for slitasjen

den påføres gjennom året. På den måten vil felleskostnadene bli

rettferdige over tid, forklarer forvaltningskonsulent Elin Grønvold.

Styret som har ansvaret

Hun understreker imidlertid at selv om NBBO ønsker å påvirke

styrene til å tenke på denne slitasjen, er det til syvende og sist styret

som sitter med det siste ordet når de fastsetter felleskostnadene for

neste år.

– Vi oppfordrer styrene til å tenke helhetlig og ha et fokus på kvalitet

og langsiktighet i vedlikeholdet. Da er det viktig at styret har gjort

seg godt kjent med bygningsmassen og de behovene som vil dukke

opp. Kjenner man til kostnadene som vil komme, vil man også ha

gode argumenter når eiere spør om hvorfor felleskostnadene settes

slik de gjør.

God informasjon sikrer forståelse

NBBOs erfaring er at den enkleste måten å sikre en god kvalitet på

vedlikeholdet over tid, er å gjøre flest mulig kjent med de planene

som legges.

– Vår opplevelse er at eierne har lettere for å akseptere nivået på

felleskostnadene når styret fokuserer på vedlikeholdet og er åpne

om sine planer. God informasjon gjennom hele året er viktig. Og

i tillegg kan årsmøtet brukes aktivt for å gjøre opp status og legge

frem planer for de neste årene, fortsetter Grønvold.

Strategi for vedlikeholdet

Mange styrer opplever kanskje at de ikke har den nødvendige

kompetansen til å vurdere vedlikeholdsbehovet, og at det derfor er

vanskelig å estimere kostnader knyttet til de ulike oppgavene.

– Vårt mål er å gjøre dette arbeidet så enkelt som mulig. Ønsker

styret å ta tak i vedlikeholdet tilbyr vi derfor et kostnadsfritt

kartleggingsmøte. Hvor vi i samarbeid med styret får kartlagt

ambisjonene, og samtidig forsøker å skape en forståelse av

at riktig vedlikeholdsintervall forlenger levetiden på de ulike

bygningskomponentene. Møtet ender opp i et referat, og et forslag

til en strategi for vedlikeholdet som styret kan jobbe videre med,

avslutter Grønvold.

Tenk langsiktig i budsjettarbeidet

Tekst:

Lars-Johan Solheim